Comprar ou alugar um sistema de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes?

A maioria das pequenas empresas enfrenta limitações financeiras e a compra de um sistema de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes em uma única transação pode parecer inacessível. Felizmente, alguns fornecedores oferecem a opção de pagamento em prestações, os quais permitem o aluguel e pagamento através de uma taxa mensal mínima. Isso é perfeitamente possível com as soluções hospedadas / mediante solicitação, as quais fornecem às pequenas empresas os benefícios de rentabilidade e acessibilidade, considerando as suas limitações financeiras. 

Custos, complementos e atualizações ocultas

A maioria dos fornecedores de sistemas de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes está constantemente revisando e atualizando as suas soluções com o objetivo de melhorar as suas funcionalidades. Infelizmente, alguns fornecedores repassam esses custos para os clientes, os quais pagam muito mais por versões atualizadas. Alguns recebem ofertas de módulos adicionais, os quais podem ser um fardo financeiro para uma pequena empresa. Como tal, antes de comprar uma solução, considere todos esses fatores e garanta que a solução do seu fornecedor não tenha custos ocultos, pois costumam surgir com atualizações e complementos. Os melhores e mais reputados fornecedores oferecem essas atualizações de forma gratuita, mediante o pagamento de uma taxa de licença inicial. 

Considere os usuários finais

A implementação bem sucedida de um sistema de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes é determinada pelas pessoas que o utilizam diariamente. Se você optar por uma solução sem considerar o quão fácil será para os seus usuários finais, todo o projeto poderá falhar. A mudança de cultura de trabalho tende a ser um processo doloroso e demorado para a maioria das empresas e pode ser pior para pequenas empresas inexperientes. Para um sistema de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes ser frutífero e oferecer um retorno do investimento, todos os que estejam utilizando o sistema devem visualizar os seus benefícios em primeiro lugar. Como tal, sempre vale a pena envolver os usuários finais na escolha de um sistema, a fim de escolher algo com que eles possam se sentir bem em termos laborais. 

Antes de você implementar um projeto de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes na sua empresa, pense sobre isso com cuidado e de forma lógica. Os decisores na empresa devem envolver todos na organização e evitar tomar decisões unilaterais, sem a opinião de todas as pessoas afetadas. Uma pequena empresa pode beneficiar enormemente com uma solução de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes que atenda às suas necessidades atuais e futuras. A seleção da melhor solução é muito importante para o sucesso das empresas em longo prazo.

1. O primeiro passo que você tem de seguir é listar as áreas fortes e fracas de cada departamento. Os chefes de departamento precisam de se reunir com a sua equipe e listar as coisas que têm de ser melhoradas. Ao fazer isso, você estará lançando as bases para a concepção do seu módulo de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes.
2. O segundo passo que você tem de seguir é solicitar aos vários departamentos que listem as suas necessidades de software. Cada requisito tem de ser classificado em três categorias - urgentes, cosméticas e futuras. As necessidades urgentes representam os módulos que têm de ser incluídos sem falhas no pacote de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes. As necessidades cosméticas representam fatores tais como o fundo, fonte e cor dos relatórios gerados pelos pacotes de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes. A categoria de necessidades futuras representa os módulos que podem ser posteriormente adicionados consoante as necessidades e orçamentos.
3. O passo final que você tem de seguir é preparar um documento de solicitação de orçamento. Nesse documento você precisa listar os módulos que pretende ter no pacote de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes, assim como as suas necessidades atuais e futuras. Você também deve listar o hardware e software atual que esteja atualmente utilizando.

Agora que você concluiu os três primeiros passos, o próximo passo é a obtenção de orçamentos dos fornecedores. Depois de receber os orçamentos, o passo final é a seleção do fornecedor. A maioria das empresas comete um erro fatal nesse passo. O erro que cometem é que só dependem de apresentações e não solicitam uma demonstração real do produto. Portanto, por que uma demonstração é tão importante?

• Atende às suas necessidades? - Um fornecedor pode realizar uma apresentação surpreendente. Isso pode convencê-lo de que o seu produto é o melhor no mercado. No entanto, o software pode falhar quando se trata de trabalho real. Você deve solicitar aos fornecedores que prepararem uma demonstração do produto. Mesmo que o fornecedor não tenha uma boa apresentação, o seu produto pode atender às suas necessidades na perfeição.
• Compatibilidade com tecnologias existentes - A maior vantagem de uma demonstração do produto é o seu departamento de tecnologia. A manifestação faz duas coisas. A primeira é que testa as capacidades das suas tecnologias existentes contra um sistema moderno. A segunda é que mostra o modelo de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes (baseado em software ou na web) mais adequado para você. Se uma pequena atualização tiver de ser feita à sua infraestrutura tecnológica, isso é aceitável. No entanto, se uma atualização de grande dimensão for necessária, isso significa que a tecnologia de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes é incompatível.
• É fácil de utilizar? - Outra grande vantagem é a sua força de trabalho. Essa conseguirá avaliar, em primeira mão, se a concepção do módulo de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes é simples e fácil de utilizar, ou complexa e lenta.

Lembre-se de que uma demonstração de um sistema Gerenciamento do Relacionamento com Clientes pode responder a todas as suas perguntas e simplificar o processo de tomada de decisão.

Pacote On-line Pré-preparado de GRC – Um pacote on-line pré-preparado de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes é a escolha preferida de muitas empresas. Quando a versão on-line dos sistemas de GRC foi lançada, as empresas ficaram aliviadas de poder utilizar um sistema baseado na web que ultrapassava o sistema tradicional em termos de funcionalidades.

O pacote on-line pré-preparado de GRC é um dos sistemas mais rentáveis que se encontram atualmente disponíveis no mercado. O sistema é proporcionado com diversos módulos baseados na web, não em software. Isso elimina o custo de manutenção, espaço de servidor e mão de obra por parte da empresa. Como resultado, empresas novas e pequenas e médias empresas têm optado por esse sistema devido à enorme poupança que lhes facilita. 

Os pacotes on-line de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes também são extremamente populares por causa da perfeita integração com hardware existente. Para implementar um pacote on-line de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes, tudo o que as empresas precisam é de um laptop / desktop e uma conexão à internet. Uma vez que o pacote inteiro é baseado na web, não pode interferir com o funcionamento do software existente sendo utilizado pela empresa. 

Pacotes personalizados on-line de GRC – O pacote personalizado on-line de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes é, na verdade, uma variante do pacote on-line pré-preparado de GRC. Embora a versão on-line dos sistemas de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes seja extremamente popular, mais cedo ou mais tarde as empresas passam a ter a necessidade de efetuar alguns ajustes ao módulo existente, fato que originou a criação do pacote personalizado on-line de GRC.

Os pacotes personalizados on-line de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes permitem que as empresas se livrem de módulos inúteis e invistam em módulos mais benéficos em termos de funcionalidades. Ao utilizar um pacote personalizado on-line de GRC, as empresas podem adequar o sistema de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes para funcionar exatamente da forma como pretendem. Isso ajuda as empresas a utilizar o pacote personalizado on-line de GRC de uma forma melhor do que o pacote on-line pré-preparado de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes.

No entanto, a maior vantagem do pacote personalizado on-line de GRC é também o seu maior obstáculo. Com um pacote on-line pré-preparado de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes, as empresas conseguem manter os custos baixos por causa da necessidade mínima ou inexistente de personalização. Isso significa que pagam e aceitam o que o vendedor oferece. Com pacotes personalizados on-line de GRC, as empresas contam com o fornecedor para refazer o pacote e introduzir variações de recursos existentes ou adicionar funcionalidades novas à sua escolha.

Essa abordagem faz com que os pacotes personalizados on-line de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes sejam extremamente caros. Quanto maior a personalização, menor a rentabilidade do programa. Os vendedores cobram às empresas pelo tempo de design e teste, aumentando assim o custo total do pacote.

Regressando à questão de criar ou comprar, tudo depende do objeto da empresa. Um varejista on-line pode se dar ao luxo de adquirir um pacote personalizado on-line de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes para gerar mais tráfego. No entanto, uma empresa de telemarketing pode utilizar um pacote on-line pré-preparado de GRC, visto não ter muita necessidade de personalização.

• Melhor produtividade da força de vendas – O maior obstáculo que qualquer equipe de vendas enfrenta é o fato de ter de discar manualmente um número em um telefone fixo ou celular sempre que pretende contatar um cliente. Além disso, como gerente de uma equipe de vendas, você não tem qualquer maneira de monitorar o número de chamadas efetuadas por cada vendedor. Ao utilizar um sistema on-line de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes com o Skype integrado, a sua equipe pode automatizar o processo de discagem. Além disso, você também pode verificar o número de chamadas e conversões efetuadas por cada vendedor.

• Um módulo on-line para lançar/promover o seu produto – No mercado dos dias de hoje o espaço on-line é um dos métodos mais utilizados para vender produtos. Ao utilizar um sistema on-line de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes com o Skype integrado, você e sua equipe podem convidar clientes potenciais para uma videoconferência e, em seguida, lançar/promover o produto. Isso irá ajudá-los a interagir uns com os outros e a ouvir as perguntas efetuadas e as respostas proporcionadas por você e sua equipe. Este nível de interação só pode melhorar a imagem da sua empresa.

• Um meio que lhe dá acesso a um amplo número de clientes – Como já sabemos, a utilização do Skype por usuários individuais e empresas é ampla. Ao utilizar uma solução on-line de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes com o Skype integrado, você obtém automaticamente acesso a este grande banco de dados, sem gastar qualquer montante adicional em marketing. Além disso, você pode anunciar a sua ID de Skype em todas as comunicações - e-mails e cartas, no seu site, em qualquer programa publicitário online et cetera.

• Conectividade gratuita com qualquer usuário do Skype – A popularidade do Skype se deve ao fato de qualquer usuário do Skype poder efetuar uma chamada e falar com outro usuário do Skype de uma forma absolutamente gratuita. Não importa onde os dois usuários estejam localizados, desde que tenham uma conexão à internet e um sistema de comunicação bidirecional. Ao utilizar um módulo on-line de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes com o Skype integrado, os seus clientes não terão de gastar qualquer montante para estabelecer contato com você e/ou sua empresa. Eles podem conversar diretamente com você ou estabelecer contato via Skype, desde que saibam a sua ID de Skype ou a da sua empresa. Você não tem de investir em meios de comunicação de longa distância com o seu provedor de telecomunicações, dado que pode utilizar o Skype para falar com qualquer usuário do Skype em todo o mundo, dentro e/ou fora da sua empresa.

Como você pode ver, é extremamente benéfico utilizar um módulo on-line de Gerenciamento do Relacionamento com Clientes com o módulo de Skype integrado. Ao utilizar esse módulo, você irá reduzir seus custos e aumentar a sua conectividade.

1. Um bom sistema de CRM deve agilizar os processos de vendas através da automatização da força de vendas. Isto significa que todos os membros da equipa de vendas é capaz de usar o banco de dados para gerir as suas listas de clientes, receber informação atualizada sobre as suas contas, fazer uma nota de prospeção, etc. Os gestores e diretores são igualmente capazes de visualizar uma imagem precisa daquilo que está a acontecer dentro da empresa e de criar previsões precisas e oportunas, e gerir os níveis de desempenho geral e individual.

2. Não importa quão pequeno é um negócio, ele terá sempre algum tipo de “centro” de atendimento ao cliente. Isto pode incluir apenas dois membros da equipa, mas eles precisam de saber o que o outro fez e disse aos clientes, para garantir que fornecem o melhor nível de serviço. Um bom sistema de CRM permite que todos os empregados vejam o histórico do cliente, garantindo assim, que são capazes de atendê-lo melhor. Irá igualmente automatizar uma série de tarefas e pode ser configurado para relembrar os empregados para fazerem coisas que prometeram aos clientes.

3. O marketing é uma parte vital para qualquer negócio, especialmente durante estes tempos difíceis. Ter estratégias de marketing de sucesso significa que você seleciona o público-alvo correto e obtém uma boa taxa de conversão de venda. Um sistema de CRM pode ajudá-lo a alcançar este objetivo, através da identificação de utilizadores e clientes de produtos, cujos vão beneficiar de uma promoção que planeia. Isto economiza o tempo e dinheiro da sua empresa e assegura que os seus clientes relevantes sabem sobre as grandes ofertas de que dispõe.

4. Os relatórios são importantes para todas as empresas, mas muitas vezes as pessoas acham que criá-los e analisá-los está para além delas, simplesmente porque não têm tempo para observar massivas quantidades de dados. Um sistema de CRM pode ser configurado para criar um grande número de relatórios, os quais incluem os dados e informações que você decidir. Isto significa que será capaz de encontrar a informação que sobressai numa questão de minutos, tornando a sua empresa muito mais eficiente.

5. Por muito diferentes que os departamentos possam parecer a trabalhar separadamente, eles, na realidade, dependem uns dos outros muito mais do que pensam. Os sistemas de CRM incentivam estes departamentos a partilhar informações, e consequentemente, esta ação ajuda as pessoas a perceberem o impacto que cada um tem sobre o outro, e como podem trabalhar melhor em conjunto.

A Gestão da Relação com o Cliente (CRM) é uma estratégia indispensável para o negócio. Para que seja executada e criar impacto em qualquer negócio, deve ser integrada com o software CRM projetado para fins comerciais de rentabilidade. O software é extremamente importante devido às funções que desempenha. Ele faz a gestão das informações do cliente e ajuda a construir e a fortalecer o relacionamento entre o negócio e o cliente. O software desempenha igualmente um papel fundamental em manter um novo cliente e um atual. Por outro lado, o software também é responsável pelo mantimento do registo das informações do cliente. As informações do cliente registadas são as compras feitas, o número de telefone, o histórico das chamadas, o número de visitas, o endereço e o momento certo para receber chamadas.

Existe um software de CRM para cada tipo de negócio, mas neste artigo vamos concentrar-nos apenas sobre os tipos mais importantes:

    1.Software de Gestão de Campanhas

O software de CRM deste tipo lida com o processamento de dados do cliente. Ele fornece à empresa todos os dados dos clientes e as compras efetuadas. O software apresenta uma funcionalidade que atua como um mediador na utilização de outras funcionalidades disponíveis. Ela abre o caminho para as outras funcionalidades serem utilizadas. A funcionalidade é chamada de campanhas de vendas cruzadas. Esta é responsável por notificar a empresa sobre as alterações feitas nos preços, assim como, melhora o desenvolvimento do produto que a empresa está a vender, e partilha a informação dos arquivos da Oracle. É igualmente possível adicionar outras funcionalidades que podem ser utilizadas para maximizar a proporção das vendas.

As funcionalidades extras também são usadas na criação de pleno acesso às informações necessárias. Este tipo de software é avançado tecnologicamente, uma vez que pode rastrear os websites das redes sociais e e-mails. É um dos melhores métodos de marketing para produtos e serviços. Ele garante que todas as transações realizadas são guardadas sob características específicas, como estatística ou contabilidade, para facilitar a pesquisa àqueles em visita à internet.

    2.Software de CRM para Automatização da Força de Vendas

Estes tipos de softwares consistem em funcionalidades como automatização de vendas. A sua função é rastrear as chamadas feitas pelos clientes e as informações completas destes. A informação do cliente compreende a hora da chamada, o propósito da chamada, o endereço do cliente, o número de telefone e a duração que a chamada levou. Ao instalar os softwares no sistema da empresa, eles são capazes de registar cada venda feita, tal como a descrição de todos os serviços e produtos que a empresa oferece. Se um cliente está interessado em aceder às informações de um determinado produto, é da obrigação do software de CRM aproveitar as informações importantes. O software de CRM isenta toda a necessidade de contratação de novos empregados de apoio reduzindo, deste modo, os custos operacionais.